Compres

Aquest apartat gestiona tot el relacionat amb comprar material als proveïdors del negoci (per exemple, comprar més unitats d’un producte per reposar estoc, o encarregar material fungible per a un taller). Segueix el flux “d’escala” explicat més amunt: Pressupost → Comanda → Albarà → Factura, però vist des del costat de comprador (nosaltres comprem, el proveïdor ens ven).

Proveïdors

La fitxa de cada proveïdor: nom, NIF/CIF, adreça, telèfon, correu electrònic, compte bancari (per domiciliar pagaments), etc. És el punt de partida: abans de poder-li comprar res a un proveïdor, ha d’existir aquí la seva fitxa. Des de la fitxa d’un proveïdor també es pot veure l’històric de tot el que se li ha comprat — útil, per exemple, per comparar quant s’ha gastat en un proveïdor concret al llarg de l’any.

Pressupostos

Pressupostos que ens envien els proveïdors (o que nosaltres els demanem) abans de confirmar una compra — per exemple, demanar preu d’una remesa gran de material abans de decidir, o comparar dos proveïdors diferents per al mateix article. No és vinculant encara; és només per comparar preus/condicions. Si s’accepta, es converteix en una comanda amb un clic, sense haver de tornar a teclejar les línies.

Comandes

La comanda de compra ja confirmada al proveïdor: “li demanem formalment aquestes 50 unitats d’aquest producte”. És el document que s’envia al proveïdor com a encàrrec en ferm. Quan arriba la mercaderia, es converteix en un albarà.

Albarans

L’albarà de lliurament: constància que la mercaderia demanada ha arribat físicament al magatzem. En registrar un albarà de proveïdor, l’estoc dels productes comprats puja automàticament al sistema. És el document que normalment acompanya físicament el paquet quan el porta el transportista.

Factures

La factura del proveïdor, el document fiscal/comptable final de la compra — el que realment es paga. Es pot generar automàticament a partir de l’albarà (per no haver de tornar a teclejar les línies) o crear-se directament. Les factures de proveïdor són les que s’utilitzen per portar la comptabilitat de despeses i declarar impostos (IVA suportat).

Resum del flux complet d’una compra: Es demana pressupost → es confirma com a comanda → arriba la mercaderia i es registra l’albarà (puja l’estoc) → arriba la factura del proveïdor i es registra (es genera la despesa comptable). No és obligatori passar pels quatre passos: per a una compra petita i senzilla es pot crear la factura directament, sense pressupost ni albarà previs.